对于企业来说，及时收回应收账款，扩大企业现金流非常重要。当客户未能支付到期款项时，贸然启动诉讼程序追债，可能会破坏双方的合作关系。因此，在适当的时候向客户发送催款信，以非诉讼的方式讨债，不失为一种简单灵活的方法。
发送催款信可以起到以下作用:
一是可以提醒客户应付账款逾期，通知客户按照合同约定及时支付并结清应付账款，避免因诉讼产生不必要的费用。
二是可以起到中断诉讼时效的作用。根据《民法典》第一百九十五条的相关规定，债权人请求债务人履行的，诉讼时效期间可以中断。
第三，可以在诉讼中作为欠费的证据。当客户收到催款函后未表示，或对付款时间有异议但对付款金额无异议时，可作为对账证据。
因此，对企业来说，正确发送付款函以收回应收账款是非常重要的。
那么，如何正确发送催款信呢？
根据我个人的工作经验，这位律师总结了以下五个起草和发送催款信的步骤，供大家参考。
第一步:准备好与客户签订的合同、送货单、发票、付款凭证等相关资料，准确计算出客户所欠金额以及对方根据合同约定逾期付款应承担的利息损失或违约金。
第二步:公司内部业务人员或专职法务人员起草催款函。我们律师认为，一封完整的催款信至少应该有三个内容。首先介绍双方的合同关系和各自的权利义务；第二，明确写明合同履行过程中各方履行权利义务的实际情况和对方逾期付款的金额；第三，明确要求对方限期支付应付金额以及逾期支付的相应法律责任。
第三步:催款信起草后，会提交给公司相关部门进行核对和审核。如果催款信是法务人员起草的，建议交公司销售部、财务部审核，最后交公司负责人审批。确认后，安排发送。
第四步:用邮政EMS快递给客户发催款信。邮寄时注意以下事项。一、准确填写邮政EMS的快递单内容，在“内件名称”一栏准确填写“催款函”字样，可以更详细完整；二、保留快递收据(邮戳)；第三，重要文件还可以在放入、填写、寄信过程中用手机录像记录；第四，邮寄提醒函时，注意保留提醒函的复印件。
第五步:邮政快递员取走快件后，一定要在一两天后及时登录中国邮政速递物流官网查询邮件的签收情况，并打印邮件的签收记录，以备日后诉讼作为证据。
缴款书发出后，企业应及时与收款单位人员联系，并通过电话、微信或电子邮件再次沟通缴款书内容，以非诉讼方式解决拖欠问题。如果无法通过沟通、发函解决，建议及时诉诸诉讼、财产保全等形式的法律维权，尽快解决纠纷。
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